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當(dāng)前位置:首頁(yè) > 解決方案 > 辦公系統(tǒng)
一、概述:
   隨著二十一世紀(jì)信息時(shí)代的逐步到來(lái),席卷全球的信息化浪潮已徹底改變了人類(lèi)的生活方式和工作習(xí)慣。各企事業(yè)單位、政府機(jī)構(gòu)的改革不斷深化,管理職能不斷增強(qiáng),手工辦公方式與不斷增長(zhǎng)的辦公業(yè)務(wù)量之間的矛盾日益尖銳。同時(shí),隨著社會(huì)信息量的迅速膨脹,想要依靠人工手段及時(shí)對(duì)大量信息進(jìn)行收集、處理、分析及科學(xué)決策是難以做到的。因此人們意識(shí)到,改革傳統(tǒng)辦公模式,將辦公業(yè)務(wù)的處理、流轉(zhuǎn)、管理過(guò)程電子化、信息化,從而實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化,已勢(shì)在必行。
   所謂辦公自動(dòng)化(Office Automation : OA)就是利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù) ,使辦公人員從繁重的工作中解脫出來(lái),利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及時(shí)準(zhǔn)確地掌握第一手信息,并在第一時(shí)間內(nèi)處理事務(wù)與做出決策。同時(shí)各部門(mén)能利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享,相互交流和協(xié)作,綜合體現(xiàn)了人、計(jì)算機(jī)、信息資源三者的關(guān)系。信息是被加工的對(duì)象,計(jì)算機(jī)是加工的手段,人是加工過(guò)程的設(shè)計(jì)者、指揮者和成果的享受者,不斷使人們的一部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種現(xiàn)代化的辦公設(shè)備中,并由這些設(shè)備與人構(gòu)成服務(wù)于某種目的的人—機(jī)信息處理系統(tǒng)。
   辦公自動(dòng)化從概念上可理解為完全采用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理辦公業(yè)務(wù),并實(shí)現(xiàn)信息共享、交流和協(xié)同工作,即全方位的無(wú)紙辦公,從技術(shù)實(shí)現(xiàn)上來(lái)看這是完全可能。
   思默思公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(SMS OA)是基于網(wǎng)絡(luò)上最先進(jìn)的群件(Lotus Domino)上的專(zhuān)門(mén)針對(duì)政府、企業(yè)、酒店等用戶(hù)的辦公自動(dòng)化軟件。它是以電子郵件技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為群體協(xié)作的基礎(chǔ)環(huán)境,包括工作流管理、信息傳遞和集成的數(shù)據(jù)庫(kù)存取,集成的用戶(hù)開(kāi)發(fā)環(huán)境,高度的安全性,通過(guò)信息傳遞,使計(jì)算機(jī)具有協(xié)同計(jì)算能力,從而有效地發(fā)揮企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的計(jì)算環(huán)境的作用。
   它以辦公業(yè)務(wù)為核心,在系統(tǒng)規(guī)劃和設(shè)計(jì)過(guò)程中充分考慮了如何利用用戶(hù)現(xiàn)有系統(tǒng)的特殊性能和功能,將其同辦公業(yè)務(wù)無(wú)縫地集成起來(lái),互補(bǔ)地協(xié)同工作,相互交換和獲取有價(jià)值的信息,從而將這些分散的信息源集成到辦公系統(tǒng)應(yīng)用平臺(tái)中來(lái),使系統(tǒng)具有快速采集和分發(fā)信息的能力,這樣既保護(hù)了用戶(hù)的投資,避免了重復(fù)開(kāi)發(fā),又增強(qiáng)了系統(tǒng)的能力。
   思默思公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(SMS OA)的基本內(nèi)容包括了文件處理、事務(wù)處理、文字處理、檔案處理、日程處理、電子郵件、數(shù)據(jù)處理、信息管理、決策支持等。
   我們系統(tǒng)的指導(dǎo)思想是:通過(guò)電子流程再現(xiàn)人工流程,逐步實(shí)現(xiàn)無(wú)紙辦公;強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)實(shí)用性,確保易學(xué)易用;強(qiáng)調(diào)技術(shù)先進(jìn)性, 確保系統(tǒng)所采用的技術(shù)既要反映當(dāng)今的先進(jìn)水平,又要具有日后發(fā)展的潛力;保證信息上傳下達(dá),資料的充分共享;規(guī)范化與模塊化,盡量使業(yè)務(wù)和組織結(jié)構(gòu)相分離,保證系統(tǒng)不致因組織機(jī)構(gòu)變化而做大量改動(dòng);安全性與可擴(kuò)充性,確保系統(tǒng)安全性符合辦公的需求,同時(shí)可根據(jù)需要進(jìn)行擴(kuò)充;為領(lǐng)導(dǎo)決策提供最大的支持。

二、系統(tǒng)環(huán)境及特點(diǎn):
1、環(huán)境要求:
硬件平臺(tái):
1) PC網(wǎng)絡(luò)Server或其它Server
2) PC兼容機(jī)(586以上)
3) 網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行所需設(shè)備
操作系統(tǒng):
1)Windows NT4.0以上版本
2)Novell4.X
3)IBM OS/2或IBM AS/400
4)Unix多種系統(tǒng)
軟件平臺(tái):
1) Lotus Notes V5.10以上
2) Lotus Domino V5.10以上
三、 安全機(jī)制:
對(duì)于本軟件的每個(gè)模塊所對(duì)應(yīng)的所有數(shù)據(jù)庫(kù),都具有管理安全性,在操作權(quán)限上可細(xì)分
1) 密碼權(quán)限
2) 使用權(quán)限
3) 工作流
4) 通信協(xié)議
5) 可擴(kuò)展性
6)全面支持Internet/Intranet使用方式

四、系統(tǒng)特點(diǎn):
★功能齊全: 適合酒店業(yè)務(wù)、辦公流轉(zhuǎn)的需求,并支持多種網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)
★高效可靠: 系統(tǒng)可在各種網(wǎng)絡(luò)上高效、可靠地運(yùn)行,并保證用戶(hù)在網(wǎng)絡(luò)的各個(gè)節(jié)點(diǎn)登錄順通,操作方便。能在多種平臺(tái)上運(yùn)行:Microsoft的windows95/98和WIN NT或Workstation、Apple的Macintosh、IBM的OS/2、多版本Unix和IBM AS/400等,從一個(gè)平臺(tái)到另一個(gè)平臺(tái)是非常一致,在不同平臺(tái)上使用不需修改或重新編譯
★保密安全: 提供各級(jí)的權(quán)限控制和有效的安全保密系統(tǒng)
★節(jié)約投資: 現(xiàn)存的所有設(shè)備都最大可能被納入綜合自動(dòng)化系統(tǒng)的總體規(guī)劃之中,使用戶(hù)分期投入的軟硬件資源得到充分利用
★實(shí)用方便: 將日常管理納入系統(tǒng)中,使難以協(xié)調(diào)的事務(wù)管理趨于理性、科學(xué)、輕松
★尊重傳統(tǒng):系統(tǒng)在充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)作用的情況下,保留傳統(tǒng)辦公的習(xí)慣,使系統(tǒng)更易使用
五、統(tǒng)主要功能介紹:
1、 電子郵件功能:
   電子郵件是本系統(tǒng)的一個(gè)重要功能。所謂電子郵件,就是將我們?nèi)粘9ぷ髦械泥]件收發(fā)、管理等工作采用計(jì)算機(jī)軟件來(lái)處理。包括郵件的起草、發(fā)送、接收、轉(zhuǎn)發(fā)、回信等。
2、 文件數(shù)據(jù)管理功能:
   本系統(tǒng)具有很強(qiáng)的文件數(shù)據(jù)庫(kù)管理功能。文件數(shù)據(jù)庫(kù)和關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)不同,其中存儲(chǔ)的可以是文章、聲音、圖像、圖形、視頻等多媒體信息。對(duì)這些數(shù)據(jù)庫(kù)可以進(jìn)行查詢(xún)、增加、刪除等操作。數(shù)據(jù)庫(kù)可以存放在本地計(jì)算機(jī)上,由個(gè)人進(jìn)行使用,也可以放在服務(wù)器上,由大家共享。本系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的訪(fǎng)問(wèn)提供安全控制,每個(gè)訪(fǎng)問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)的客戶(hù)根據(jù)其訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限,可以對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行瀏覽、編輯、增加、修改等操作。
3、 全文信息檢索功能:
   本系統(tǒng)提供了很強(qiáng)的全文信息檢索功能。我們可以輸入要查詢(xún)的一個(gè)關(guān)鍵詞,即一個(gè)詞組或短語(yǔ),然后,在數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行檢索,本系統(tǒng)會(huì)將所有包含該關(guān)鍵詞的文文件查找出來(lái),并將這些文文件按照該關(guān)鍵詞的出現(xiàn)頻率顯示在屏幕上。
4、 工作流功能:
   本系統(tǒng)對(duì)工作流的應(yīng)用提供了很強(qiáng)的支持。在我們的日常工作中,一項(xiàng)工作的完成需要經(jīng)過(guò)多個(gè)步驟,如一個(gè)公司的訂貨過(guò)程就是一個(gè)工作流。首先由業(yè)務(wù)員起草訂貨報(bào)告,報(bào)告中包括需要訂購(gòu)貨物的品種、規(guī)格和數(shù)量等;然后將該報(bào)告交給相應(yīng)的主管領(lǐng)導(dǎo)審批;領(lǐng)導(dǎo)審批后,將該報(bào)告交給財(cái)務(wù);最后由財(cái)務(wù)根據(jù)該報(bào)告確定所需要的資金等。這就是一個(gè)簡(jiǎn)單的工作流。在本系統(tǒng)中,數(shù)據(jù)庫(kù)和電子郵件的功能是結(jié)合在一起的。大家可以將數(shù)據(jù)庫(kù)中的一個(gè)紀(jì)錄、一個(gè)視圖作為電子郵件傳遞給其它人。
5、 遠(yuǎn)程通信功能:
   也叫移動(dòng)通信功能。當(dāng)我們出差或下班后只要有筆記本計(jì)算機(jī),就可以通過(guò)電話(huà)線(xiàn)保持和其它人的通信聯(lián)系,完全可以和在辦公室一樣進(jìn)行工作。
6、 Internet訪(fǎng)問(wèn)功能:
   本系統(tǒng)提供的訪(fǎng)問(wèn)Internet的功能使用起來(lái)十分靈活和方便。本系統(tǒng)提供了一個(gè)瀏覽器,并內(nèi)置了微軟公司的Internet Explorer。我們可以使用這些瀏覽器,也可以使用其它的瀏覽器,如Netscape Navigator等。




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